Laatste update: 18 augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Ping Connect BV
Ondernemingsnummer: BE 1037.796.070
E-mail: info@pingconnect.be
Telefoon: +32 486 93 63 92
Website: www.pingconnect.be

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je onze website gebruikt of contact met ons opneemt, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voornaam en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam of organisatie;
• informatie over het gewenste concept of de gewenste activiteit;
• locatie van het evenement;
• aantal deelnemers;
• opmerkingen en andere informatie die je vrijwillig aan ons verstrekt;
• gegevens die nodig zijn voor het opmaken en opvolgen van een offerte of het uitvoeren van een overeenkomst;
• technische gegevens die automatisch beschikbaar kunnen zijn wanneer je onze website bezoekt, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, voor zover deze door de gebruikte website- en analysetools worden verwerkt.

We vragen je om via onze formulieren geen gevoelige persoonsgegevens te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor je aanvraag.

3. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Contact en offerteaanvragen

Wanneer je via onze website contact met ons opneemt of een offerte aanvraagt, gebruiken wij de verstrekte gegevens om:
• je aanvraag te beantwoorden;
• contact met je op te nemen;
• je vragen te beantwoorden;
• een offerte of voorstel op maat op te stellen;
• de praktische organisatie van een evenement voor te bereiden.

De verwerking is noodzakelijk om op jouw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst en, wanneer je klant wordt, voor de uitvoering van de overeenkomst.

Uitvoering van onze dienstverlening

Wanneer je klant wordt, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor:
• de voorbereiding en organisatie van evenementen;
• communicatie over de activiteit;
• planning en praktische opvolging;
• facturatie en administratie;
• het uitvoeren van onze contractuele verplichtingen.

Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, op wettelijke verplichtingen.

Marketing en commerciële communicatie

Wanneer dit wettelijk is toegestaan, kunnen wij contactgegevens gebruiken om informatie over Ping Connect, onze activiteiten, evenementen en diensten te communiceren.

Wanneer hiervoor jouw toestemming vereist is, zullen wij deze toestemming vooraf vragen. Je kunt je op elk moment verzetten tegen dergelijke communicatie of je toestemming intrekken.

Verbetering van onze website

Wij kunnen technische en statistische gegevens gebruiken om het gebruik en de werking van onze website te analyseren en onze website en dienstverlening te verbeteren.

Wanneer wij hiervoor analysetools gebruiken die toestemming vereisen, worden deze alleen geactiveerd overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:
• de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• jouw toestemming, wanneer die vereist is;
• ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van zakelijke aanvragen, het onderhouden van klantenrelaties, het verbeteren van onze dienstverlening en het beschermen van onze systemen, voor zover jouw belangen of fundamentele rechten niet zwaarder doorwegen.

5. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met dienstverleners die ons ondersteunen bij onze activiteiten, bijvoorbeeld voor:
• websitehosting en websitebeheer;
• het verwerken en beheren van contact- en offerteaanvragen;
• IT- en beveiligingsdiensten;
• boekhouding en administratie;
• communicatie en e-mail;
• analytische of marketingdiensten, wanneer deze door Ping Connect worden gebruikt.

Deze dienstverleners krijgen uitsluitend toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn om hun diensten voor ons uit te voeren en moeten passende verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming naleven.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verstrekt wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer dit noodzakelijk is om onze rechten te beschermen.

6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

In het algemeen hanteren wij de volgende principes:
• gegevens van contact- en offerteaanvragen worden bewaard zolang dit nodig is voor de behandeling en opvolging van de aanvraag;
• gegevens van klanten worden bewaard zolang nodig voor de uitvoering en opvolging van de overeenkomst en zolang als vereist voor wettelijke en administratieve verplichtingen;
• gegevens die worden gebruikt voor commerciële communicatie worden bewaard zolang dit nodig is voor dat doel of totdat je bezwaar maakt of je toestemming intrekt;
• technische en analytische gegevens worden bewaard volgens de bewaartermijnen van de gebruikte diensten.

Wanneer een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, bewaren wij de betreffende gegevens gedurende die periode.

7. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan gebruikmaken van cookies of vergelijkbare technologieën.

Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren en beveiligen van de website. Andere kunnen worden gebruikt voor bijvoorbeeld statistieken, analyse of marketing.

Niet-noodzakelijke cookies worden, wanneer wettelijk vereist, pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

De precieze cookies en technologieën die op de website worden gebruikt, kunnen wijzigen. 

8. Beveiliging

Ping Connect neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Hoewel wij passende maatregelen nemen, kan geen enkele elektronische gegevensoverdracht of opslagmethode volledige veiligheid garanderen.

9. Jouw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG heb je onder meer het recht om:
• toegang te vragen tot jouw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• jouw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat;
• de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• jouw persoonsgegevens te laten overdragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.

Je kunt jouw rechten uitoefenen via info@pingconnect.be. Om jouw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij indien nodig vragen om je identiteit te bevestigen.

10. Klacht indienen

Je hebt steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet overeenkomstig de toepasselijke regelgeving worden verwerkt.

11. Foto’s en video’s tijdens evenementen

Tijdens evenementen van Ping Connect kunnen foto’s en video’s worden gemaakt.

Het gebruik van beeldmateriaal voor bijvoorbeeld communicatie, sociale media of promotionele doeleinden gebeurt overeenkomstig de toepasselijke regelgeving en, wanneer vereist, op basis van toestemming.

Wanneer je niet herkenbaar in dergelijk promotiemateriaal wilt verschijnen, kun je dit aan Ping Connect melden.

Voor specifieke evenementen kunnen aanvullende afspraken of toestemmingen gelden.

12. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Ping Connect is niet verantwoordelijk voor de inhoud, het privacybeleid of de gegevensverwerking op deze websites.

We raden aan om het privacybeleid van externe websites te raadplegen wanneer je deze bezoekt.

13. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Ping Connect kan dit privacybeleid wijzigen wanneer dit nodig is, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.pingconnect.be.

Laatste update: 18 augustus 2026